Käytän vastustamatonta tilaisuutta hyväkseni ja kerron omastakin näkökulmastani, miten piirin asiat etenevät näin kesäkaudella.

Tärkein äskettäin työn alla ollut piirisihteerin homma on ollut DG- ja VDG-klubivierailujen aikataulun laatiminen. DG ja VDG olisivat toki listan tehneet keskenäänkin, mutta tarjouduin avuksi, koska varsinaisia sihteerin töitä ei vielä ole kovin paljon ollut (jos ei sellaiseksi lasketa saapuvien kirjeiden pinoamista eteisen hyllyyn...).

Minua saatte siis tällä kertaa syyttää sekä listan ilmestymisen viipymisestä että sisällöstä. Halusin kuitenkin - edes näin epävirallisesti - kertoa vähän periaatteista, joilla aikataulu on suunniteltu. Eli EI, vierailuajankohdat eivät ole sattumanvaraisesti kalenteriin räiskittyjä ja EI, klubeja ei ole laitettu mihinkään tärkeys-, hauskuus-, paremmuus- tai muuhun arvojärjestykseen.

Periaate 1. Saatavilla oleva tieto
Käytin suunnitelman pohjana DG:n luomaa MS Access-tietokantaa sekä liiton klubirekisteriä. DG:n tietokantaan on syötetty kaikki tähän mennessä perille saapuneet klubin virkailijoiden ilmoituslomakkeet, joista Ilkka on itse "vuodattanut" aikaisemmissa merkinnöissä. Listan tämänhetkisessä versiossa ovat mukana vain ne klubit, joista ko. lomake on saatu. Syynä on yksinkertaisesti se, että moni klubi vaihtaa kauden vaihtuessa myös kokousaikaa. Lomakkeen palauttaneista klubeistakin 9:llä (mukaanlukien oma klubini :-) oli eri tieto kokousajasta liiton rekisterissä!
Vierailut toki varmistetaan henkilökohtaisesti ennen vierailtavaa kokousta, joten ongelma ei ole kovin iso. Olisi kuitenkin kaikkien kannalta tarkoituksenmukaista saada listasta mahdollisimman luotettava jo tässä vaiheessa. Muutoksia tulee varmasti, työesteitä ja muita. Niiden kanssa eletään sitten tilanteiden mukaan. Samoin klubeja lisäillään vierailulistaan sitä mukaa kun kokousaikoja varmistuu.

Periaate 2. Viimeiset tulevat ensimmäisiksi
Ideaalimaailmassa DG tai VDG pääsisi osallistumaan jokaisen klubin kauden ensimmäiseen kokoukseen. Tällöin asiaa on eniten kerrottavaksi, koska kauden suunnitelmat on juuri tehty. Lisäksi kauden virkailijat kussakin klubissa ovat tehtävissään uusia ja hyötyvät piirin tuesta eniten. Kuvernöörejä nyt kuitenkin on vain kaksi ja vierailtavia klubeja 68. Esimerkiksi joka kuukauden 1. maanantaina kokoontuu 11 klubia.
Tässä kohtaa otin käyttöön viime vuoden vierailulistat. Pääsääntöisesti valitsin samana päivänä kokoontuvista klubeista ensimmäisenä vierailtaviksi ne, joissa viime kaudella vierailtiin myöhäisemmässä vaiheessa kautta.

Periaate 3. DG vai VDG ?
Aikaisempina vuosina tästä on ollut puhetta. Jotkut klubit kokevat, että jos heillä vierailee varapiirikuvernööri, heitä pidetään jotenkin alempiarvoisena klubina niihin klubeihin verrattuna, joissa istuva piirikuvernööri ehtii käydä kautensa aikana.
B-piirissä on jo muutaman vuoden ajan jaettu klubivierailut DG:n ja VDG:n kesken. Syyn tähän selitin jo edellisen periaatteen kohdalla. Lions-kaudessa kun ei vain ole 11 kappaletta kuukauden 1. maanantaita. Niinpä on päädytty siihen, että kuvernöörejä on kerralla kaksi ja molemmat kiertävät klubeissa. Yksi ongelma tähän toki sisältyy: jos klubissa vierailee VDG, joko siellä vierailee seuraavillakin kausilla VDG - tai sama ihminen kahtena vuonna peräkkäin!
Tähän olisi ehkä tulevilla kausilla mahdollista luoda jokin kaikkien mielestä oikeudenmukaiselta tuntuva vuorottelusysteemi. Tällä kertaa olen kuitenkin päätynyt käyttämään mahdollisimman satunnaista menetelmää. Kuvernöörien kalenterit ovat antaneet työhön oman haasteensa. Monessa tapauksessa vieraileva henkilö on valittu tasan sen mukaan, kumman kalenterissa on ollut sopivana päivänä tilaa.

Sellaisia mietteitä tässä vaiheessa kautta. Toinen askarruttava asia, johon en tässä vaiheessa puutu sen enempää, on liiton jäsenrekisteri. Yritin ohjeiden mukaan syöttää piirihallituksen virkailijoiden tiedot. Tulos: virheilmoitus, joka ilmoittaa riviltä 36 puuttuvan tehtävänimekkeen. Muuten hyvä, mutta kun virkailijalistassa on _35_ riviä, joilla on kaikilla tehtävät merkittynä.

Olen aikaisemminkin osannut houkutella erilaisista laitteista ja järjestelmistä uusia, hassunhauskoja (lue: pohjattoman raivostuttavia) piirteitä ja virheilmoituksia esiin. Toistaiseksi siis piirihallituksen @lions.fi -sähköpostialiakset eivät toimi. Korjaan ongelman heti, kun joku osaa kertoa minulle, mitä teen väärin. Saa nähdä, miten käy.


Klubivierailulista on nyt kommentoitavana kuvernööreillä ja se pyritään saamaan esille jellona.infoon ensi viikolla.

Hauskaa viikonloppua kaikille!
t. CS Sanna